Plan estratégico de las empresas para iniciar operaciones después del Covid19

La gran mayoría de las empresas para poder iniciar sus operaciones han estado desarrollando junto a sus gerentes y asesores un plan estratégico en todas las áreas vitales para asegurarse el éxito durante el inicio de actividades de sus negocios.

Las áreas donde deben poner especial atención, son básicamente, el área de producción, seguridad industrial, el área de tesorería, recursos humanos, área de ventas y mercadeo. Todas las áreas son importantes, pero a estas se le debe prestar especial atención, sobre todo en empresas grandes.

Muchas empresas lograron realizar una primera evaluación, aunque a estas alturas, no se conocen las consecuencias de la crisis generada por la pandemia a nivel económico, pues, mas del 80% de la economía, estaba paralizada, por ende, los consumidores sobre todo a nivel comercio también estaban parcialmente dejando de percibir ingresos, es notorio que los ingresos percibidos o los ahorros fueron destinados a cubrir las necesidades básicas, durante el confinamiento.

Todas las empresas, no importando su tamaño, ni su objeto, deben realizar junto a su equipo de asesores, un plan de continuidad, evaluando si verdadera situación económica. Pues al realizar esta actividad pueden tomar decisiones junto con los accionistas para encarar o superar la crisis con éxito, tomando las decisiones a tiempo.

Lo primero que se debe determinar es si financieramente es posible continuar, si el negocio es viable y rescatable, cual es situación de flujo de caja, si es posible cubrir las obligaciones contraídas con las instituciones financieras, con los empleados y con los proveedores. El contador, el administrador, el abogado en derecho mercantil, junto con los accionistas deben revisar detalladamente la situación e ir monitoreando la situación a diario. La activación de la empresa dependerá en todo caso, si existe un inventario, cual es la condición de este inventario, si existen cuentas por cobrar, revisar la situación de cada cliente. Es necesario recordar que este es un caso inédito, donde al principio casi el 95% de la economía, estuvo parada.

Por todo lo indicado anteriormente es necesario evaluar, cada caso, cada empresa, de hecho, se debe evaluar con cuantos empleados se cuenta para el inicio de operaciones, acondicionar los espacios, respetando las normas de sanidad y seguridad. Evaluar cuantos y cuales son las áreas que pueden realizar trabajos desde casa.

 

 

Cada empresa al realizar la evaluación debe tener en cuenta lo siguiente:

  • Las operaciones de la empresa le permiten seguir operando desde las instalaciones del negocio, de manera parcial o total
  • Las operaciones de la empresa le permiten realizar las actividades en su totalidad desde las viviendas de los empleados (teletrabajo o similar)
  • Cese total de las operaciones, a consecuencia del estado de alarma y el confinamiento de la totalidad de los empleados.

Para cada caso las consideraciones y revisiones son diferentes y por ello se hace necesario revisar lo que indica la Ley y decreto del estado de alarma en cuanto a las medidas a tomar y las prohibiciones. El abogado en derecho mercantil debe realizar las recomendaciones sobre todo a nivel laboral para cada escenario. Es conveniente recordar la revisión continua de los decretos que emanen del Ejecutivo para adecuarlos a la situación.

¿Qué se debe tener en cuenta de manera general?

. -La revisión continua de las medidas sanitarias y las condiciones y limitaciones impuestas de acuerdo a los sectores, bien sean prioritarios o secundarios. Esta revisión debe ser casi que, a diario, ya que la pandemia dicta el condicionamiento de esta manera, y las autoridades van emitiendo medidas y limitaciones que luego son publicadas.

. –Cumplir con las normativas, sanitarias y las normativas dictadas de acuerdo a las condiciones establecidas para iniciar labores, es de vital importancia tener en cuenta las normativas laborales. Ambas medidas, tanto sanitarias como laborales, tienen asociados costos implícitos que se deben tener en cuenta para realizar el flujo de caja.

. -Revisar tanto con el personal operativo como con el administrativo la disponibilidad para ajustar los horarios y establecer cuales son las operaciones que se pueden realizar vía remota y cuales de manera presencial. Esto con el fin de poder establecer el ajuste de acuerdo a cada caso.

. – En el caso del personal que las funciones requieran ser realizadas de manera remota, se le debe facilitar todas las herramientas para que puedan cumplir con las tareas asignadas, esto también tiene un costo asociado, que se debe tener en cuenta.

. –Recuerde, que mientras menos personas estén expuestas, tendrá mas posibilidades de enfrentar cualquier riesgo que se presente. Limite el numero de personas, establezca turnos por días, organice las tareas de manera que los encuentros presenciales sean mínimos. No permita visitas a la empresa, establezca un sistema de citas o video chats con los proveedores.

. -Tener una persona encargada de la comunicación externa e interna, es decir, estar al día con toda la información de carácter legal, estar atentos a las nuevas normativas sanitarias, contables, financieras, tributarias, laborales, además de las ayudas, créditos o ventajas que el Estado o Gobierno pudieran proponer para aliviar la carga de los empresarios, empleados y personas en general.

Toma previsiones. En el caso de anuncios en materia económica es importante tomar previsiones tomando en cuenta lo anunciado. Analiza el anuncio y revísalo con el abogado en derecho mercantil o con los asesores, junto con tu equipo de finanzas y asesores realiza las proyecciones tomando en cuenta lo que sabes de lo anunciado y los costos.

. –Se debe medir de manera continua la solvencia financiera de la empresa, y la capacidad de riesgo. Establecer metas diarias de cumplimiento en cuanto a ventas y cobranzas, si tiene crédito, bajar los días de crédito, para poder tener flujo de caja, aunque de igual manera se debe evaluar diariamente, ya que todos los empresarios están en la misma situación.

. – La realización de un plan financiero a corto plazo, si no lo tiene debe implementarlos de inmediato, evaluar a diario el cumplimiento del mismo.

. –Financieramente debe conocer su empresa, manejar su flujo de caja, tener un control de gastos, cumplir su plan de ventas y cobranzas.

. -Establezca un sistema de comunicación con sus clientes y proveedores efectivo, realice asociaciones estratégicas, tanto con sus clientes como con sus proveedores. Transmita seguridad tanto a sus empleados, clientes y proveedores, en todos los aspectos. Aquellos casos donde sus colaboradores no puedan solventar, abórdelos directamente usted.

. -En caso de que la crisis se presente, establezca un plan de acción con su abogado en derecho mercantil, en cuanto como abordar un acuerdo de acreedores, o un plan de refinanciamiento con bancos, proveedores y empleados.

. -Realice reuniones vía on line, evite las reuniones presenciales, incluso si está en el área donde se hace necesaria su presencia, evite en lo posible realizar reuniones. Suspenda traslados a otras ciudades, cancele viajes, congresos, eventos, reuniones de ventas, hagan todo vía on line.

. -Motive a su personal, entienda también su situación, no lo presione, recuerde que todo esto es algo inédito, tanto para el empresario como para los empleados. Escuche a su personal, establezca o designe a una persona de recursos humanos, que este en constante comunicación con todo el personal de la empresa. Realicen audios donde ellos se tomen un tiempo prudencial para contar sus experiencias en esta nueva situación.

. -Dentro de los escenarios debe tomarse en cuenta, que la pandemia esta considerada como un virus de expansión rápida, donde las condiciones y medidas sanitarias son muy variables, hay que tener en cuenta por el lado de los empleados, el acceso, el transporte. De los proveedores, dificultad para suministrar la materia prima, servicios, productos, además de la incertidumbre en cuanto a los riesgos, sobre todo de contagios. Adecuación de las nuevas normas de seguridad, manipulación y distribución, pueden traer retardos mientras se realizan los ajustes correspondientes.

. – Se debe establecer un plan de contingencia, en caso de contagios dentro de la empresa, plan de abordaje, seguimiento a cada caso, estrategias de comunicación, vía redes sociales, relaciones públicas.

. –En caso de disminución de las ventas se debe establecer estrategias rápidas de acción, como las redes sociales, utilizar el marketing digital, entre otras.

. -Se debe tener en cuenta la cancelación de pedidos, el retardo en el pago en las cuentas por pagar y por cobrar.

. -Ajuste de plantilla de recursos humanos en caso de cierre parcial o total.

. -Buscar asesoría legal de un abogado en derecho mercantil con tiempo en caso de cancelación o afectación de contratos con proveedores, clientes, empleados y entidades financieras.

 

 

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